1§ Yleistä

Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa, yhdistyksen säännöissä ja muissa ohjesäännöissä ja työjärjestyksissä on sanottu, noudatetaan Preemio ry:n taloudenhoidossa tämän talousohjesäännön määräyksiä.

​

2§ Preemio ry:n kokonaistalous

Preemio ry:n kokonaistalous käsittää kaikki yhdistyksen taloudelliset voimavarat, joka muodostuu niistä tuloista, jotka yhdistys saa, sekä niistä menoista, jotka yhdistys on aiheuttanut tai jotka yhdistykselle kuuluvat, sekä arvopapereista, sijoituksista ja muusta omaisuudesta, jonka yhdistys omistaa. Yhdistyksen varsinainen talous käsittää yhdistyksen nimissä tapahtuvan taloudellisen toiminnan.

​

3§ Taloudenhoidon vastuu

Yhdistyksen taloudenhoidosta vastaa ensisijaisesti hallituksen jäsen, jonka vastuualueeseen yhdistyksen talousasiat kuuluvat (myöhemmin talousvastaava). Hallituksen puheenjohtajan tulee olla taloudenhoidon asioista ajan tasalla. Talouden suunnittelussa hallitusta voi tarpeen tullen auttaa Preemio ry:n alainen toimielin. Yhdistyksen talousvastaavan tulee kvartaaleittain lukukausien aikana raportoida yhdistyksen hallitukselle yhdistyksen tuotoista ja kuluista kuukauden aikana, pankkitilin saldosta sekä sijoitusten arvosta.

​

4§ Sisäinen valvonta

Yhdistyksen talousvastaava ja puheenjohtaja ovat yhteisvastuussa talouden hoidon tehtävien asianmukaisesta hoitamisesta.

​

5§ Taloustyöryhmä

Yhdistyksen alaisuudessa toimii Preemion taloustyöryhmä. Taloustyöryhmän tarkoituksena ja tehtävänä on huolehtia yhdistyksen talouden kokonaisvaltaisesta jatkuvuudesta sekä tarvittaessa neuvoa istuvaa hallitusta taloudellisissa päätöksenteoissa.

​

Taloustyöryhmän tehtäviä hoitavat istuvan hallituksen puheenjohtaja ja talousvastaava yhdessä edellisen hallituksen puheenjohtajan ja talousvastaavan kanssa. Taloustyöryhmän tehtäviä voidaan kutsua hoitamaan myös 1–4 muuta yhdistyksen toiminnassa ansioitunutta nykyistä tai entistä jäsentä. Näiden jäsenten kutsumisesta vastaa hallitus.

​

Taloustyöryhmän tehtäviä hoitamaan nimetyt henkilöt kokoontuvat tarpeelliseksi katsomansa määrän lukukauden aikana ja tarvittaessa istuvan hallituksen puheenjohtajan pyynnöstä. Taloustyöryhmän toimikausi on kalenterivuosi.

Taloustyöryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja sihteerin, jonka tulee pitää pöytäkirjaa taloustyöryhmän kokouksissa. Taloustyöryhmä järjestäytyy istuvan puheenjohtajan kutsuessa syyskokouksen jälkeen ennen vuoden loppua.

6§ Rahojen käyttö

Yhdistyksen varojen käytön tulee perustua yhdistyksen kokouksen hyväksymään vuosittaiseen talousarvioon. Yhdistyksen talousvastaava yhdessä muun hallituksen kanssa päättää yhdistyksen varojen käytöstä budjetin sallimissa rajoissa. Hallituksen on huomioitava päätöksessään yhdistyksen taloudellinen tilanne, tilikauden talousarvio sekä mahdolliset kokouspäätökset. Talousvastaavan tulee olla aktiivisesti mukana yhdistyksen hallituksen muiden jäsenten suunnittelemien jäsentapahtumien taloudellisessa suunnittelussa.

​

7§ Tilinkäyttöoikeudet

Yhdistyksen talousvastaavalla on yhdistyksen finanssipalveluihin laajat käyttöoikeudet. Lisäksi hallitus voi valita keskuudestaan henkilöt, joilla on käyttöoikeudet yhdistyksen tileihin. Hallituksen puheenjohtajalla on oikeus saada tietoja tilien käytöstä tarpeen mukaan.

​

8§ Laskujen hyväksyminen ja maksaminen

Yhdistyksen laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy hallituksen talousvastaava tai muu yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö. Itseään koskevat laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy aina joku muu kuin henkilö itse. Laskujen hyväksyjän on tarkistettava, että maksu on yhdistyksen toimintaan liittyvä, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä.

​

Yhdistyksen maksut maksetaan ensisijaisesti pankkitililtä. Yhdistyksen maksujen tulee perustua jo hyväksyttyihin laskuihin tai yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksiin.

Vaarallisten työyhdistelmien välttämiseksi tositteiden hyväksymis-, kirjaus- ja maksatusrutiinit tulee eriyttää eri henkilöille, jos se on toiminnallisesti mahdollista.

​

9§ Kulukorvaukset

Yhdistyksen toiminnasta aiheutuvat kulukorvaukset maksetaan pankkitililtä. Kulusta syntynyt kuitti on liitettävä kulukorvausanomukseen. Kulukorvaukset hallituksen jäseniltä hyväksyy yhdistyksen talousvastaava tai hänen estyessään hallituksen puheenjohtaja. Puheenjohtaja hyväksyy talousvastaavan kulukorvaukset. Tiimiläisten kulukorvaukset hyväksyy ensin tiimiläisen vastaava, jonka jälkeen ne toimitetaan talousvastaavalle. Kulukorvaukset on toimitettava mahdollisimman pian ostopäivämäärästä kuitenkin viimeistään kuukauden kuluttua siitä.

​

10§ Maksujen vastaanottaminen

Yhdistykselle suoritettavat maksut ohjataan ensisijaisesti pankkitileille.

​

11§ Tositteiden säilyttäminen

Kuitit, tiliotteet ja muut tositteet on vuosittain koottava ja säilytettävä vallitsevan lainsäädännön mukaisesti.

​

12§ Käteinen raha

Yhdistyksellä voi olla tilapäisesti käytössä käteiskassa esimerkiksi tapahtumissa käytävää merkkimyyntiä varten. Tällöin käteiskassaa hoitaa ja hallinnoi talousvastaava yhdessä tapahtumasta vastaavan kanssa. Käteismyynnistä on pidettävä erillistä kassakirjanpitoa. Käteinen on viikon sisällä tarpeen päättymisestä tilitettävä pankkitilille kahden hallituksen jäsenen toimesta.

13§ Sijoituksista päättäminen

Yhdistys voi sijoittaa rahojaan taloudellisen tilanteen niin salliessa. Sijoituspäätökset tekee yhdistyksen hallitus 5 000 euroon/tilikausi asti. Mikäli sijoitusten summa ylittää 5 000 euroa tilikauden aikana, tulee tämän ylittävät sijoituspäätökset hyväksyttää yhdistyksen kokouksessa 2/3 enemmistöllä.

 

Preemion hallituksella on oikeus päättää sijoituskohteista ilman yleiskokousta. Kun päätös on tehty, talousvastaava ja puheenjohtaja yhdessä tekevät sijoitukset. Talousvastaavan tulee seurata sijoitusten tilannetta vähintään kvartaaleittain.

14§ Kirjanpidon järjestäminen

Yhdistyksen kirjanpito järjestetään kahdenkertaisena kirjanpitona kirjanpitolaissa ja – asetuksessa sekä muualla laissa säädettyjä kulloinkin voimassa olevia määräyksiä noudattaen ottaen lisäksi huomioon tämän talousohjesäännön erityismääräykset, mahdolliset yhdistyksessä tehtyjen päätösten kautta syntyneet muut määräykset sekä tarvittaessa Kirjanpitolautakunnan antamat ohjeistukset suositukset.

​

15§ Kirjanpito ja tilijärjestelmä

Yhdistyksen juoksevaan kirjanpitoon merkitään tilitapahtumina menot, tulot ja maksutapahtumat sekä niiden oikaisuerät.

Tilijärjestelmän tulee perustua talousarvioon siten, että kullekin talousarvioon merkitylle tapahtumalle on avattu oma kustannuspaikkansa, jossa tuloja ja menoja seurataan, sekä muille tulo- ja menomäärärahalle on avattu oma tilinsä. Lisäksi on avattava tilit muita tulosvaikutteisia tapahtumia ja maksutapahtumia varten.

​

16§ Kirjaukset

Kirjausten on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa tilitapahtuman. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava.

17§ Tilinpäätös

Yhdistyksen tilit päätetään tilikausittain. Yhdistyksen tili- ja toimikausi alkaa tammikuun 1. päivänä ja päättyy saman vuoden joulukuun 31. päivänä.  Hallituksen on annettava kirjanpitolain ja – asetuksen sekä muualla laissa säädettyjen määräysten mukainen tilinpäätös ja tilit liitteineen toiminnantarkastajan tarkastettavaksi toiminnantarkastajalle vähintään kaksikymmentäyksi (21) vuorokautta ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajien lausunto on annettava hallitukselle vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kevätkokousta.

​

18§ Tilinpäätöksen hyväksyminen

Yhdistyksen kevätkokouksessa esitellään yhdistyksen sääntöjen 11§:n mukaisesti yhdistyksen edeltävän kalenterivuoden toimintakertomus sekä esitetään toiminnantarkastuskertomus ja vahvistetaan tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta.

Yhdistyksen sääntöjen (11§) mukaan kevätkokouksessa päätetään vastuuvapauden myöntämisestä edellisen toimikauden hallitukselle.

19§ Toiminnantarkastajat

Yhdistyksen sääntöjen (11§) mukaan Preemio ry:lle valitaan yksi toiminnantarkasta ja yksi varatoiminnantarkastaja yhdistyksen syyskokouksessa. Toiminnantarkastuksen suorittavat yhdistyksen varsinainen toiminnantarkastaja ja/tai varatoiminnantarkastaja näiden sääntöjen tehtävien ja muualla laissa säädettyjen määräyksien mukaisesti. Toiminnantarkastajien tulee olla esteettömiä ja päteviä toimimaan toiminnantarkastajina.

​

20§ Toiminnantarkastuksessa tarvittava aineisto

Hallitus on velvollinen antamaan toiminnantarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, jonka nämä katsovat tarvitsevansa tarkastuksessaan, kuten kirjanpidon atk-ajot ja tositeaineiston, vakuutus- ja velkakirjat, pöytäkirjat, jäsenluettelon ja toimintakertomukset, säännöt, kirjeenvaihdon, sopimukset sekä muut asiakirjat, joilla on merkitystä arvosteltaessa yhdistyksen toimintaa.

​

21§ Toiminnantarkastajien tehtävä

Tehtävässään varsinaisten toiminnantarkastajan on

1. todettava, että yhdistyksen toiminnassa on noudatettu yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä ja muita yhdistystä koskevia säädöksiä,

2. perehdyttävä yhdistyksen kokousten, hallituksen ja eri toimikuntien pöytäkirjoihin ja todettava, että päätöksiä on noudatettu ja että pöytäkirjat on asianmukaisesti allekirjoitettu,
   3. todettava, että yhdistyksen taloutta on hoidettu huolellisesti ja tämän ohjesäännön määräysten mukaisesti,

3. todettava, että yhdistyksen kirjanpidossa on noudatettu kirjanpitolakia ja – asetusta ja että tilinavaukset perustuvat vahvistettuun tilinpäätökseen sekä että kirjaukset perustuvat asianmukaisesti hyväksyttyihin tositteisiin sekä

4. todettava, että kaikki asianomaiset henkilöt ovat allekirjoittaneet tasekirjassa olevan tilinpäätöksen. Lisäksi toiminnantarkastajien on tehtävä suorittamastaan tarkastuksesta merkintä tilinpäätökseen.

​

22§ Toiminnantarkastuskertomus

Toiminnantarkastajien on annettava toimittamastaan tarkastuksesta kertomus hallitukselle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen yhdistyksen kevätkokousta. Annettavassa kertomuksessa on mainittava toiminnantarkastajien saama käsitys yhdistyksen hallinnosta sekä tileistä ja tiliasemasta. Kertomuksesta tulee käydä selville myös toiminnantarkastajien kanta tilinpäätöksen vahvistamiseen ja vastuuvapauden myöntämiseen nähden.

23§ Lisäykset ja muutokset

Lisäyksistä ja muutoksista tähän taloudenhoidon ohjesääntöön päätetään yleiskokouksessa yksinkertaisella ääntenenemmistöllä annetuista äänistä.

​

24§ Voimaantulo

Tämä talousohjesääntö hyväksytään ensimmäisen kerran yhdistyksen kevätkokouksessa 26.6.2020.